「數位典藏國家型科技計畫」共由九個機構單位執行，各自專責不同特色之典藏文物主題。為建立共同的的規範及技術以善用典藏資源、分享彼此的研究心得，特別成立協調小組，由林副院長曼麗主持，對外處理各機構間的討論與合作事宜，保持密切的聯繫；對內負責各個子計畫間的整體統合、溝通協調與策略擬訂。此外，辦理各項業務成果的推展與國際專業研討會議，將本計畫多年來的成果對外發表，並邀請各界專家學者蒞臨指導，提供專業意見，以增進計畫效益及做為日後修正之參考。

1. 各機構間的交流協調
數位典藏各參與機構間技術、資源均有部份重疊，本計畫成立一協調小組，處理各機構間的各項討論工作與執行問題，隨時與各機構間保持密切的交流聯繫，訂定相容的標準與規範，以利合作計畫的進行，避免資源浪費與發揮整體效益。

2. 子計畫間的溝通評量
數位典藏工作內容涉及結合內容領域與資訊科技，其間溝通互動極為重要。除定期掌握各子計畫的進度外，並利用每月典藏會議，溝通協助各子計畫之進行，解決目前的困難，評估執行成效並做成會議記錄，以利進度之控管。

3. 國際會議、論文發表的審核推動
各計畫參與人員不定期參加國際性會議、發表論文或出國考察參訪，以拓展國際視野，推廣本院數位化成果，觀摩國外博物館數位化經驗及相關技術。本計畫嚴格審核其行程內容之適切性，並要求參與人員回國後於典藏會議中報告心得，確實發揮成效。

4. 數位成果與研討會議的推展辦理
配合總計畫辦公室辦理年度數位典藏成果展示，與各子計畫典藏技術與內容展示，推動故宮文物數位化欣賞研習；積極辨理各項研討會，廣邀國內外產官學界專家參與討論，增進資訊交流與互享。

5. 作業進度與預算執行的計畫督導
配合計畫進度管考時程，管控各子計畫執行成效，並協助總計畫辨公室的作業督導。此外，建置「數位專案資訊網」，提供計畫行事曆、會議紀錄、作業規範、技術文件、預算支用明細及相關新聞等數位專案業務相關資訊，有效掌控計畫作業進度與預算執行成效。